25 Cara Terbaik Menerima Chat Whatsapp dan Telepon Untuk Customer Service

Sebelum membahas tentang cara terbaik ini, ada baiknya jika kita simak cara yang salah yang paling sering dilakukan oleh para customer service saat menerima chat atau telpon dari calon pelanggan.

Tidak Mendengarkan dengan Baik

Salah satu kesalahan terbesar yang sering dilakukan oleh karyawan customer service adalah tidak mendengarkan dengan baik saat berbicara dengan pelanggan.

Hal ini bisa menyebabkan karyawan tidak mengerti masalah yang sedang dihadapi oleh pelanggan.

Tidak Sabar dengan Pelanggan

Karyawan customer service yang buru-buru dapat membuat pelanggan merasa tidak dihargai.

Karyawan perlu memberikan perhatian yang cukup pada setiap pelanggan, bahkan jika pelanggan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menjelaskan masalah mereka.

Menanggapi dengan Gagal Fokus

Karyawan customer service harus selalu fokus pada masalah pelanggan dan tidak mengabaikan atau melupakan masalah tersebut.

Jika karyawan tidak fokus, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak dihargai.

Tidak Menyediakan Solusi yang Tepat

Karyawan customer service harus mengetahui produk dan layanan yang ditawarkan dengan baik.

Jika karyawan tidak mengetahui solusi yang tepat, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan.

Tidak Memberikan Penghargaan kepada Pelanggan

Memberikan penghargaan kepada pelanggan yang telah membeli produk atau layanan merupakan hal yang penting.

Jika karyawan tidak memberikan penghargaan kepada pelanggan, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak dihargai dan akhirnya memilih untuk beralih ke perusahaan lain.

Tidak Menjawab Pertanyaan dengan Jelas

Karyawan customer service harus memberikan jawaban yang jelas dan tepat saat pelanggan mengajukan pertanyaan.

Jika karyawan tidak memberikan jawaban yang jelas, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan.

Tidak Menyediakan Informasi yang Dibutuhkan

Karyawan customer service harus selalu siap memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.

Jika karyawan tidak memberikan informasi yang dibutuhkan, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak dihargai.

Tidak Meminta Maaf pada Pelanggan

Jika karyawan customer service melakukan kesalahan, mereka harus meminta maaf pada pelanggan dan memberikan solusi yang tepat.

Jika karyawan tidak meminta maaf pada pelanggan, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak dihargai.

Tidak Mengikuti Prosedur yang Ditentukan

Setiap perusahaan memiliki prosedur yang harus diikuti oleh karyawan customer service.

Jika karyawan tidak mengikuti prosedur yang ditentukan, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan.

Tidak Memberikan Pelatihan yang Cukup

Karyawan customer service harus mendapatkan pelatihan yang cukup untuk dapat memberikan layanan yang berkualitas.

Jika karyawan tidak mendapatkan pelatihan yang cukup, hal ini dapat membuat pelanggan merasa tidak puas dengan layanan yang diberikan.

25 Cara Terbaik Menerima Chat Whatsapp dan Telepon Untuk Customer Service

Berikut adalah 25 tips yang benar dan direkomendasikan bagi karyawan customer service saat menerima chat WhatsApp dan panggilan telepon:

1. Terima panggilan atau chat dengan sopan dan ramah. – Menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan perhatian calon customer.
2. Perkenalkan diri dengan baik. – Memberikan kesan yang baik dan menambah kepercayaan calon customer pada perusahaan.
3. Dengarkan keluhan atau pertanyaan dengan penuh perhatian. – Memperlihatkan bahwa Anda peduli pada kebutuhan dan masalah calon customer.
4. Tunjukkan empati terhadap calon customer. – Membuat calon customer merasa dipahami dan dihargai.
5. Jangan memotong atau menginterupsi calon customer. – Biarkan calon customer menyelesaikan keluhan atau pertanyaan mereka.
6. Berikan jawaban yang jelas dan singkat. – Memudahkan calon customer memahami jawaban yang diberikan.
7. Berikan solusi yang tepat untuk masalah yang dihadapi. – Membantu calon customer menyelesaikan masalah yang dihadapinya.
8. Jangan menunda-nunda untuk memberikan solusi. – Menghindari peningkatan masalah dan menunjukkan bahwa perusahaan responsif.
9. Berikan alternatif solusi jika diperlukan. – Memberikan pilihan pada calon customer untuk menyelesaikan masalah.
10. Berikan informasi yang akurat tentang produk atau layanan yang ditawarkan. – Membantu calon customer memutuskan apakah produk atau layanan yang ditawarkan cocok untuk mereka.
11. Jangan berbohong atau memberikan informasi palsu. – Membangun kepercayaan dan menjaga integritas perusahaan.
12. Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak bisa dijamin. – Menghindari kekecewaan calon customer di masa depan.
13. Berikan penjelasan yang jelas tentang harga dan promosi yang ada. – Membantu calon customer memahami biaya dan manfaat produk atau layanan yang ditawarkan.
14. Jangan memaksakan produk atau layanan yang tidak diinginkan oleh calon customer. – Memberikan kebebasan pada calon customer untuk memilih.
15. Berikan penawaran yang menarik untuk produk atau layanan yang relevan dengan kebutuhan calon customer. – Memotivasi calon customer untuk membeli produk atau layanan.
16. Tunjukkan keuntungan dan manfaat dari produk atau layanan yang ditawarkan. – Membuat calon customer tertarik dan memahami manfaat dari produk atau layanan yang ditawarkan.
17. Jangan mengganggu waktu istirahat calon customer. – Menunjukkan penghormatan pada waktu dan privasi calon customer.
18. Jangan memaki atau membentak calon customer. – Tidak sopan dan merusak reputasi perusahaan.
19. Jangan mengucilkan atau diskriminatif terhadap calon customer. – Membangun hubungan yang baik dengan semua calon customer.
20. Berikan saran yang baik untuk penggunaan produk atau layanan yang ditawarkan. – Memberikan panduan yang membantu calon customer menggunakan produk atau layanan dengan baik.
21. Berikan informasi tentang kebijakan pengembalian atau garansi jika diperlukan. – Memberikankejelasan dan kepercayaan kepada calon customer bahwa produk atau layanan yang ditawarkan memiliki kualitas yang baik.
22. Jangan menunjukkan ketidakpedulian atau tidak mau membantu calon customer. – Menunjukkan bahwa perusahaan peduli pada kebutuhan dan masalah calon customer.
23. Tetap tenang dan sabar jika calon customer tidak sopan atau emosional. – Menunjukkan profesionalisme dan kebijaksanaan dalam menangani situasi sulit.
24. Jangan memotong atau memutuskan panggilan atau chat dengan tidak sopan. – Menunjukkan penghormatan pada waktu dan perhatian calon customer.
25. Ucapkan terima kasih pada calon customer untuk waktu dan perhatiannya. – Meningkatkan rasa terima kasih dan penghargaan terhadap calon customer.

Kalimat yang Baik untuk Menawarkan Produk atau Layanan:

1. Apakah Anda pernah mencari produk yang sesuai dengan kebutuhan Anda?
2. Kami memiliki produk yang dapat membantu memenuhi kebutuhan Anda.
3. Anda mungkin tertarik dengan produk yang kami tawarkan karena memiliki manfaat yang sangat baik.
4. Produk kami telah digunakan oleh banyak pelanggan dan mendapat ulasan yang positif.
5. Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk kami dan bagaimana produk ini dapat membantu Anda?
6. Kami memiliki penawaran yang menarik untuk produk kami saat ini.
7. Produk kami memiliki kualitas terbaik dan kami memberikan jaminan kepuasan pelanggan.
8. Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang produk kami? Saya akan senang membantu Anda.